Securitatea și protecția datelor cu caracter personal

1) Scopul și domeniul de aplicare
Prezenta politică descrie cadrul nostru de securitate pentru protejarea datelor cu caracter personal prelucrate prin canalele digitale EpilRapid (site-ul epilrapid.ro, formulare online, aplicația de programări, e-mailuri generate de site, cookie-uri și pixeli). Politica se concentrează pe mediul online și completează documentele interne aplicabile activităților din saloanele fizice.

2) Principiile noastre privind securitatea datelor
Respectăm principiile GDPR: legalitate, corectitudine și transparență; limitarea scopului; minimizarea datelor; exactitatea; limitarea stocării; integritatea și confidențialitatea; responsabilitatea. Toate măsurile tehnice și organizatorice descrise mai jos urmăresc protejarea confidențialității, integrității și disponibilității datelor.

3) Guvernanță și roluri
Operator: EpilRapid Global SRL.
Responsabil operațional pentru protecția datelor: administratorul companiei, coordonează politicile interne și gestionează solicitările GDPR.
Punct unic de contact: contact@epilrapid.ro.
Procesatori: colaborăm cu furnizori pentru hosting, aplicația de programări/CRM, trimitere SMS, analitică și publicitate digitală. Relațiile sunt reglementate de acorduri de prelucrare a datelor (DPA) și obligații contractuale de securitate.

4) Măsuri tehnice și organizatorice

4.1 Control acces și autentificare
Accesul la aplicația de programări, panoul de administrare al site-ului și la inboxul asociat formularelor este acordat pe bază de rol și necesitate.
Se utilizează parole complexe și, acolo unde furnizorul permite, autentificare cu doi factori.
Drepturile se revizuiesc la schimbarea rolului sau la încetarea colaborării.

4.2 Segregarea mediilor și backup
Mediul de producție este gestionat separat de mediile de test.
Backup-urile critice sunt criptate, cu politică documentată de retenție și testări periodice de restaurare.

4.3 Criptare și transmitere
Traficul web este protejat prin TLS.
Se folosește criptarea la repaus acolo unde furnizorul o permite (hosting, stocare în aplicația de programări, arhivă e-mail).

4.4 Logare și monitorizare
Evenimentele sensibile (exporturi, ștergeri, acces la imagini/documente) sunt jurnalizate, iar logurile se păstrează pe o perioadă limitată, pentru audit intern și investigații.
Sunt implementate mecanisme de protecție împotriva abuzurilor (rate limiting, blocare IP, reguli firewall la nivel de aplicație sau hosting).

4.5 Minimization & privacy by design
Colectăm strict datele necesare pentru scopul comunicat.
Fluxurile noi sunt evaluate înainte de activare, iar cookie-urile neesențiale și pixelii rulează numai cu consimțământ valid.

4.6 Gestionarea dispozitivelor și fotografiilor documentare
Fotografierea documentară pentru calitatea serviciului se face exclusiv cu dispozitive de serviciu, conform procedurii interne; imaginile se încarcă direct în profilul clientului din aplicația de programări, fără stocare locală pe dispozitive personale.
Orice utilizare în scopuri de marketing se bazează pe consimțământ separat.

5) Gestionarea incidentelor de securitate

5.1 Identificare și raportare
Orice incident (pierdere, acces neautorizat, divulgare, indisponibilitate) este raportat intern imediat, folosind formularul tipizat de incident.

5.2 Investigare și remediere
Incidentul este investigat de responsabilul operațional; se documentează cauza, impactul, măsurile remediale și lecțiile învățate.
Se aplică fără întârziere măsuri de remediere (revocare acces, resetare credențiale, restaurare din backup, patch-uri etc.).

5.3 Notificări legale
Dacă incidentul reprezintă o încălcare a datelor cu risc pentru drepturile persoanelor vizate, notificăm autoritatea de supraveghere și, după caz, persoanele vizate, în termenele legale.

6) Gestionarea cookie-urilor și tehnologiilor de tracking
Cookie-urile strict necesare rulează pentru funcționarea site-ului și securitate.
Analitica (ex. GA4) și marketingul (ex. Meta Pixel, TikTok Pixel) se activează numai pe baza consimțământului; preferințele pot fi modificate oricând în panoul „Setări cookie”.
Evidența consimțământului este păstrată conform principiului responsabilității.

7) Destinatari și transferuri
Datele pot fi prelucrate de furnizori de hosting, aplicația de programări/CRM, trimitere SMS, analitică și publicitate digitală, exclusiv pentru scopurile descrise și în baza DPA-urilor.
Anumiți furnizori pot procesa date în afara SEE; se aplică garanții adecvate (clauze contractuale standard și măsuri suplimentare, după caz).

8) Perioade de păstrare
Profil client și imagini documentare în aplicația de programări: până la 5 ani de la ultima sesiune, pentru garanție, continuitate și calitatea serviciului.
Formulare online și inbox asociat: până la 3 ani de la soluționarea solicitării.
Loguri tehnice și de securitate: în mod uzual 12 luni, limitat la necesarul auditului intern și al investigațiilor.
Duratele pot varia dacă o normă legală impune altfel sau dacă există proceduri interne specifice.

9) Drepturile persoanelor vizate și modul de exercitare
Ai dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție, precum și dreptul de a-ți retrage consimțământul pentru prelucrările bazate pe consimțământ. Pentru exercitarea drepturilor, trimite un e-mail la contact@epilrapid.ro cu subiectul „Cerere GDPR — [drept solicitat] — Nume Prenume”. Putem solicita informații suplimentare pentru verificarea identității. Răspundem în termenele legale.

10) Decizii automate și profilare
EpilRapid nu adoptă decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată cu efect juridic ori similar semnificativ asupra ta. Platformele terțe de publicitate pot realiza propriile procese de targetare în limitele consimțământului acordat.

11) Măsuri suplimentare pentru vizitatori
Menține sistemul și browserul actualizate.
Folosește parole complexe și, unde este posibil, autentificare cu doi factori.
Gestionează preferințele de cookie-uri din panoul nostru dedicat